Doanh nghiệp

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể thực hiện lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở các tỉnh, thành phố khác trong nước cũng như nước ngoài đề mở rộng việc kinh doanh của công ty mình.

Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện diễn ra như thế nào? hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những tài liệu gì?

Trước khi tiến hành làm việc với các cơ quan chức năng để có thể thành lập văn phòng đại diện.

Hãy cùng tư vấn luật tìm hiểu kỹ hơn về hồ sơ thành lập văn phòng đại diệnmẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Những vấn đề chung về văn phòng đại diện

Trước khi đi tìm hiểu các vấn đề về hồ sơ thành lập văn phòng đại diệnmẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện Quý khách hàng cần phải hiểu văn phòng đại diện là gì? Bởi khi chúng ta đã hiểu rõ về nó thì việc lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ trở nên dễ dàng và đúng quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Về hoạt động kinh doanh: văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện

Khi tiến hành lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện Quý khách hàng cần chú ý đến nội dung này, bởi đây sẽ là một yếu tố quyết định đến việc bạn có muốn thành lập văn phòng đại diện hay không.

Theo khái niệm trên, văn phòng đại diện có 1 số ưu và nhược điểm sau:

Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.

Lưu ý: Từ quy định trên có thể thấy rằng, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác rất bị hạn chế về điều kiện kinh doanh.

Tuy nhiên, có 1 điểm mới theo quy định từ năm 2019, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh/thành phố khác nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.

Do đó, hết sức thuận lợi cho doanh nghiệp khi muốn kinh doanh trực tiếp với khách hàng (theo quy định cũ Doanh nghiệp chỉ được thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính)

Văn phòng đại diện và chi nhánh có gì khác nhau

Điểm giống nhau

Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.

văn phòng đại diện và chi nhánh đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được thừa sự ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.

Điểm khác nhau

Chi nhánh: Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện của công ty không được phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công ty mẹ hay nói cách khác là không được phép sản xuất, kinh doanh như doanh nghiệp mẹ.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty

Qua các so sánh trên chúng ta thấy:

Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Mọi hoạt động như kê khai thuế,phát hành hoá đơn tôi vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Do đó, nếu bạn muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn: VD Hà Nội hoặc TP. HCM, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì bạn thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội hoặc TP. HCM.

Chi nhánh phù hợp với việc mở rộng phạm vi kinh doanh. Ngoài ra chi nhánh là bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền).

Nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh sang các địa phương khác (tỉnh khác) thì nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã được quy định trong Luật Doanh nghiệp.

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo quy trình sau:

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đúng quy định gồm:

Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.

Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước/ hộ chiếu hoặc hộ khẩu gia đình thay chứng minh thư.

Giấy tờ chứng minh những địa điểm là địa chỉ mà doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập.

Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn ( kèm theo giấy giới thiệu của công ty tư vấn).

Lưu ý: Nếu bạn chưa có địa chỉ hợp pháp để thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện. Tham khảo ngay hình thức thuê văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí nhất hoặc tìm hiểu về văn phòng cho thuê để lựa chọn các hình thức thuê địa điểm văn phòng phù hợp nhất.

Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Nội dung của thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,mã số doanh nghiệp/ mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông tin của văn phòng đại diện bao gồm:

Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập có thể bằng tiếng việt có dấu, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.

Địa chỉ văn phòng đại diện ghi rõ các thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/ xóm/ ấp/ thôn, xã/ phường/ thị trấn, quận/ huyện/ thị xã/ thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố. Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.

Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp cũng như bảo vệ lợi ích đó.

Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về chứng minh thư/ hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; Chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thông tin đăng ký thuế: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và nội dung hoạt động chính của văn phòng đại diện.

Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Một số quyết định cần thiết

Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội cổ đông với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Biên bản họp hội đồng thành viên/ cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể đẻ đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.

Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diệnmẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở trên.

Bước 2: Nộp và hoàn thiện hồ sơ.

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo các phương pháp:

Đăng ký trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định và đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Người đại diện của doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.

Lệ phí đăng ký kinh doanh là 100.000 VNĐ

Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp

Bước 3: Nhận kết quả

Phòng đăng ký sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Sau khoảng 3 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.

mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được nhận thông báo bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy chứng nhận thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.

Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Việc đắn đo giữa sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện hay tự mình thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện khiến nhiều doanh nhân đau đầu. Nếu doanh nghiệp có đội ngũ am hiểu về quy trình cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện thì có thể tự lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Tuy nhiên nếu như bạn không am hiểu quy trình cũng như những điều kiện đi kèm khi thành lập văn phòng đại diện thì hãy nhờ đến sự giúp đỡ của bên dịch vụ.

Khi đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của tư vấn luật, bạn sẽ được tư vấn cụ thể, chính xác về những định hướng cũng như công việc cần làm khi muốn đăng ký thành lập văn phòng đại diện cũng như hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần thiết.

Chúng tôi, xây dựng hồ sơ dựa trên mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và giao cho khách hàng ký tên, đóng dấu.

Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập công ty tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và giao cho khách hàng ký tên, đóng dấu.

Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nhận kết quả giấy phép kinh doanh và giao tận nơi cho khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất!

Hotline: 0347 362 775
Tư Vấn Online
Gọi: 0347 362 775