Các loại giấy phép

Làm mã vạch cho sản phẩm

Mã vạch được ví như là một tấm ‘thẻ căn cước’ của sản phẩm mà thông qua đó, chúng ta có thể biết được nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm đó. Nhiều người tiêu dùng khi đi mua hàng đều có thói quen kiểm tra mã vạch của sản phẩm để nắm rõ nguồn gốc của nó. Tuy nhiên, rất ít ai biết thực chất mã vạch là gì và làm mã vạch cho sản phẩm như thế nào như thế nào? Vậy Tư Vấn Luật sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn nhé!

LÀM MÃ VẠCH CHO SẢN PHẨM

Mã vạch là gì?

Mã vạch (tiếng Anh gọi là Barcode) được định nghĩ là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin bằng một loại ký hiệu chuyên biệt được tạo ra để nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả bán hàng và quản lý kho.

Làm mã vạch cho sản phẩm bao gồm 2 phần là: tổ hợp các khoảng trắng, vạch thẳng để biểu thị các mẫu tự, ký hiệu mà máy có thể đọc được và mã số của hàng hóa mà người dùng có thể đọc được. Chính những sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng sẽ là biểu thị thông tin số hay chữ số dưới dạng máy quét có thể đọc được. Mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống (mỗi mã vạch hay khoảng trống có chiều rộng từ 1 đến 4 môđun, mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33 mm) theo ba phương án khác nhau (Set A, B, C).

Hiện nay, có nhiều loại mã vạch phổ biến được sử dụng để in trên hàng hóa, nhưng phổ biến nhất là UPC, EAN, Code 39, Interleaved 2 of 5, Codabar và Code 128. Mỗi loại mã vạch này sẽ được cấu tạo gồm một dãy số theo quy định và có quy tắc riêng.

Hướng dẫn cách tạo mã vạch cho sản phẩm

Đăng ký kinh doanh của bạn với GS1

Muốn có làm mã vạch cho sản phẩm hàng hóa của mình phục vụ mục đích xuất nhập khẩu hoặc đưa vào hệ thống bán lẻ toàn quốc, việc đầu tiên của doanh nghiệp là đăng ký mã vạch với GS1 – tổ chức cấp mã vạch quốc tế. Sau khi đăng ký tành công, bạn sẽ nhận được một bộ số tiền tố gọi là mã doanh nghiệp.

Tùy vào khu vực mà bạn sử dụng để xác định thật kỹ loại mã vạch mà bạn cần. Nếu là khu vực Bắc mỹ, Anh, Úc thì đăng ký mã UPC. Nếu ở các phần của Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La tinh thì bạn phải đăng ký mã vạch EAN. Doanh nghiệp Việt Nam thường đăng ký mã EAN.

Lưu ý, trước khi bạn tạo mã vạch barcode, hãy lên sẵn một danh sách kiểm kê mã cho từng dòng sản phẩm, bạn cần phải biết số nào dành cho dòng sản phẩm nào để tránh bị nhầm lẫn trong quá trình quản lý hàng hóa tự động về sau.

Hướng dẫn cách tạo mã vạch

Hướng dẫn tạo mã vạch online

Cách tạo mã barcode online hay tạo mã vạch trực tuyến là cách làm phổ thông nhất hiện nay được đa số các nhà quản lý áp dụng để tạo mã vạch cho hàng hóa của mình. Cùng xem cách tạo mã vạch cho sản phẩm online như thế nào nhé!

Bước 1. Mở trang web TEC-IT

Truy cập vào https://barcode.tec-it.com/vi trong trình duyệt của bạn. Trang TEC-IT có một bộ tạo mã vạch miễn phí ở đây.

Bước 2: Tạo mã vạch cho sản phẩm online

Chọn EAN/UPC. Ở phía bên trái của trang, bạn sẽ thấy một danh sách các loại mã vạch. Cuộn xuống cho đến khi bạn nhìn thấy tiêu đề EAN/UPC, sau đó nhấp vào nó để mở rộng.

Lưu ý, khi bạn cuộn, con trỏ chuột của bạn phải nằm trong danh sách các loại mã vạch. Nếu bạn muốn tạo một loại mã vạch khác, hãy nhấp vào loại mã vạch đó.

Bước 3. Chọn biến thể mã vạch

Nhấp vào một trong các tùy chọn mã vạch bên dưới tiêu đề EAN/UPC .

Bước 4. Xóa văn bản mẫu “Dữ liệu”

Trong hộp văn bản lớn ở bên phải danh sách các loại mã vạch, hãy xóa văn bản xuất hiện sau khi chọn loại mã vạch.

Bước 5. Nhập tiền tố của công ty bạn

Nhập tiền tố được cung cấp cho bạn bởi GS1 vào hộp văn bản “Dữ liệu”.

Bước 6. Nhập số sản phẩm của bạn

Trong cùng một hộp với tiền tố, nhập vào số bạn sử dụng cho sản phẩm của bạn.

Không nên có khoảng cách giữa tiền tố và số sản phẩm.

Bước 7. Kiểm tra lại mã vạch

Nhấp vào “Làm mới”. Liên kết này nằm dưới góc dưới cùng bên phải của hộp văn bản “Dữ liệu”. Làm như vậy sẽ cập nhật chế độ xem mã vạch ở phía bên phải trang bằng tiền tố và số sản phẩm của bạn.

Nếu bạn thấy lỗi trong hộp xem trước mã vạch, hãy thử nhập lại mã vạch của bạn hoặc chọn một định dạng mã vạch khác.

Bước 8. Tải xuống mã vạch đã tạo

Nhấp vào “Tải xuống”. Nó nằm ở phía bên phải của trang. Mã vạch sẽ được tải xuống vị trí “Tải xuống” mặc định của máy tính. Lúc này, bạn sẽ có thể in mã vạch ra và đặt nó vào sản phẩm thích hợp.

Hướng dẫn cách tạo mã vạch excel

Bước 1: Mở Microsoft Excel, sau đó nhấp vào Blank workbook

Bước 2: Nhập thông tin mã vạch của bạn.

  • A1 – Nhập vào Type
  • B1 – Nhập vào Label
  • C1 – Nhập vào Barcode
  • A2 – Nhập vào CODE128
  • B2 – Nhập tiền tố và số sản phẩm của mã vạch.
  • C2 – Nhập lại tiền tố và số sản phẩm của mã vạch.

Bước 3: Lưu tài liệu trên màn hình lại

Các lệnh lần lượt Windows – Tệp – Lưu vào, bấm đúp vào “Máy tính này” và “Màn hình” ở phía bên trái của cửa sổ, gõ “barcode” vào hộp văn bản “Tên tệp” và nhấp vào Lưu , sau đó đóng Excel.

Bước 4: Tạo một tài liệu mới trên Microsoft Word

Mở Microsoft Word, sau đó nhấp vào Tài liệu trống ở phía trên bên trái của cửa sổ. Nhấp vào tabs Mainlings ở phía trên cửa sổ Word. Một thanh công cụ sẽ xuất hiện gần đầu cửa sổ.

Nhấp tiếp vào Label, bạn sẽ thấy tùy chọn này ở phía bên trái phía trái của thanh công cụ Mailings toolbar.

Bước 5: Chọn kiểu nhãn

Nhấp vào hộp bên dưới tiêu đề “Nhãn” ở phía dưới bên phải của hộp, sau đó làm như sau:

  • Nhấp vào hộp thả xuống “Nhà cung cấp nhãn”.
  • Cuộn đến và nhấp vào thư Avery US
  • Cuộn đến và nhấp vào tuỳ chọn Nhãn địa chỉ 5161 trong phần “Số sản phẩm”.
  • Nhấp OK

Bước 6: Tạo tài liệu mới

Nhấp vào “Tài liệu Mới”. Nó nằm ở cuối cửa sổ “Nhãn”. Bạn sẽ thấy một tài liệu mới với các hộp được vạch ra trong nó xuất hiện. Nhấp vào tabs Mainling. Thao tác này sẽ mở lại thanh công cụ Gửi thư trong tài liệu mới của bạn.

Bước 7: Chọn người gửi

Nhấp vào Select Recipients. Nó nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ. Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện. Nhấp vào Use an Existing List…. Tùy chọn này nằm trong trình đơn Select Recipients thả xuống.

Bước 8: Chọn tài liệu Excel của bạn

Nhấp vào “Máy tính để bàn” ở bên trái của cửa sổ bật lên, nhấp vào tài liệu Barcode Excel, nhấp vào “Mở”, sau đó bấm OK khi được nhắc.

Bước 9: Chèn vào Word

Chọn Insert Merge Field. Nó nằm trong phần “Write & Insert Fields” của tab Mailings . Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện.

Bước 10: Chèn cột dữ liệu

Chọn vào Type . Đây là trình đơn thả xuống Insert Merge Field . Làm như vậy sẽ chèn một dòng văn bản nói { MERGEFIELD Type } trong ô trên cùng bên trái của tài liệu. Nếu nhấp vào Type (Loại), chèn một dòng văn bản nói rằng <<Type>> thay vào đó và đừng lo lắng, bạn sẽ có cơ hội sửa nó trong một phút.

Bước 11: Chèn hai loại trường khác

Nhấp vào Insert Merge Field (Chèn Trường Hợp nhất) nữa, nhấp Label (Nhãn) và lặp lại cho tùy chọn cuối cùng trong trình đơn thả xuống ( Barcode – Mã vạch ). Bạn sẽ thấy những điều sau:

  • { MERGEFIELD Type }{ MERGEFIELD Label }{ MERGEFIELD Barcode }
  • Nếu bạn thấy <<Type>><<Label>><<Barcode>> ở đây thay vào đó, hãy chọn văn bản, nhấp chuột phải vào nó và nhấp Toggle Field Codes (Chuyển đổi mã trường) trong trình đơn ngữ cảnh xuất hiện.

Bước 12: Đặt dấu hai chấm và khoảng cách giữa các thẻ “Loại” và “Nhãn”

Dòng văn bản nên được đọc { MERGEFIELD Type }: { MERGEFIELD Label } ngay bây giờ.

Bước 13: Đặt { MERGEFIELD Barcode }trên đường riêng của mình.

Nhấp vào khoảng trắng trước khung bên trái, sau đó nhấn Enter.

Bước 14: Thay thế FIELD phần của thẻ “Barcode”

Bạn sẽ chọn phần “FIELD” { MERGEFIELD Barcode }và thay thế bằng BARCODE.

Thẻ cập nhật bây giờ sẽ nói { MERGEBARCODE Barcode }

Bước 15: Nhập tên mã vạch

Nhấp vào khoảng trắng ở bên trái khung đóng thẻ của mã vạch, sau đó nhập vào CODE128đó.

Thẻ cập nhật bây giờ sẽ nói { MERGEBARCODE Barcode CODE128}

Bước 16: Tạo mã vạch

Nhấp vào nút Finish & Merge trên thanh công cụ, nhấp vào Edit Individual Documents (Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân … ), đảm bảo rằng “Tất cả” được chọn và nhấp vào OK .

Bước 17: Lưu mã vạch của bạn

Thực hiện lần lượt các lệnh Windows – Nhấp vào “Tệp”, bấm “Lưu vào”, bấm đúp vào “Máy tính này”, bấm vào một vị trí lưu trữ ở phía bên trái của cửa sổ, gõ tên vào hộp văn bản “Tên tệp” và nhấp vào “Lưu’.

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ MÃ VẠCH SẢN PHẨM

Cấu trúc và ý nghĩa của dãy số bên dưới ký tự

Ba chữ số đầu tiên – 893 là mã quốc gia GS1 do tổ chức GS1 quốc tế quản trị và cấp cho Việt Nam.

 Kế đến 4,5, hoặc 6 số là mã doanh nghiệp do tổ chức GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho khách hàng đăng ký mã số mã vạch.

 Sau mã doanh nghiệp 2,3 hoặc 4 số tiếp theo thể hiện số phân định vật phẩm do doanh nghiệp tự quản trị và cấp cho vật phẩm của mình.

 Con số cuối cùng gọi là số kiểm tra được tính từ 12 chữ số theo thuật toán xác định của GS1.

Tại sao cần phải đăng ký mã số mã vạch?

Việc đăng ký mã số mã vạch để doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, các phương tiện công nghệ thông tin như máy tính, điện thoại một cách nhanh chóng mà không cần ghi chép bằng sổ tay.

Ngoài ra, để đưa hàng vào các siêu thị hoặc thực hiện xuất nhập khẩu thì hàng hóa có mã số mã vạch được gắn lên là điều bắt buộc để các cơ quan đơn vị này dễ dàng kiểm tra, theo dõi các mặt hàng khác nhau của doanh nghiệp.

Một số lợi ích khác khi đăng ký mã số mã vạch

Khi đăng ký làm mã vạch cho sản phẩm thành công, doanh nghiệp sẽ tiến hành quản lý hàng hóa trên các thiết bị điện tử kỹ thuật số thay thế cho việc ghi chép sổ tay. Từ đó, nguồn nhân lực và thời gian được tiết kiệm tối đa dẫn đến năng suất công việc được nâng cao.

Mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu. Vì thế, những sai sót có thể xảy ra được hạn chế tối đa, các kết quả đảm bảo được độ chính xác cao.

Việc thanh toán, tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ mã vạch sản phẩm đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng với quy trình được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng.

Làm thế nào để đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm?

 Để đăng ký làm mã vạch cho sản phẩm, điều các doanh nghiệp cần làm là đăng ký với Tổng cục Đo lường Tiêu chuẩn Chất lượng (GS1 Việt Nam).

GS1 Việt Nam là tổ chức mã số mã vạch quốc gia của Việt Nam. Vào tháng 5/1995, GS1 Việt Nam được công nhận là thành viên chính thức, là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1 quốc tế. GS1 Việt Nam quản lý mã quốc gia 893, được phép cấp mã doanh nghiệp cho các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam.

Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký mã số mã vạch và hàng năm phải nộp phí duy trì sử dụng MSMV theo Thông tư 88/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Chú ý: Để được cấp mã số mã vạch thì doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật và hoạt động hợp pháp ở Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm những gì?

Thành phần hồ sơ làm mã vạch cho sản phẩm:

Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Bản đăng ký mã số mã vạch đã điền đầy đủ thông tin, có chữ ký của thủ trưởng.

Bản danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch (đặc điểm, chủng loại, khối lượng, số lượng, kích thước của sản phẩm).

Phiếu biên nhận hồ sơ.

Số lượng hồ sơ: 2 bộ

Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ có liên quan như bên trên về Tổng cục Đo lường Tiêu chuẩn Chất lượng (GS1 Việt Nam).

 Hồ sơ được tiếp nhận và kết quả giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch sẽ được trả về sau 20 ngày (kể từ ngày nhận hồ sơ).

Sau khi đăng ký làm mã vạch cho sản phẩm quý khách được cấp mã số mã vạch, quý khách hàng cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã số mã vạch quốc gia (IDD) tại website idd.

Nếu doanh nghiệp không cập nhật thì sản phẩm của doanh nghiệp đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.

Mức thu phí khi đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì

STT

Phân loại phí

Phí đăng ký cấp và hướng dẫn sử dụng

Phí duy trì

1

Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)

1.000.000

 

Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 100 sản phẩm)

 

500.000

Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 1000 sản phẩm)

 

800.000

Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 10.000 sản phẩm)

 

1.500.000

Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 100.000 sản phẩm)

 

2.000.000

2

Sử dụng mã địa điểm GLN

300.000

200.000

3

Sử dụng mã số thương phẩm EAN-8 (GTIN-8)

300.000

200.000

4

Đăng ký sử dụng mã nước ngoài (ít hơn 50 mã sản phẩm)

500.000

 

Chúng tôi cung cấp cho Khách hàng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch đối với sản phẩm hàng hóa:

Tư vấn các quy định của pháp luật về dịch vụ đăng ký mã số mã vạch;

Tính toán mã số mã vạch cho sản phẩm;

Soạn thảo bộ hồ sơ phục vụ cho việc đăng ký mã số mã vạch;

Thay mặt Khách hàng tiến hành mọi thủ tục pháp lý cần thiết tại cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch;

Theo dõi quy trình thẩm định hồ sơ, ra mã số.

Hotline: 0347 362 775
Tư Vấn Online
Gọi: 0347 362 775