Doanh nghiệp

Thủ tục thay đổi con dấu công ty

Việc thay đổi con dấu công ty được tiến hành vì doanh nghiệp có nhiều lý do cần phải thay đổi cho phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.

Con dấu công ty là dấu hiệu đặc biệt không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Vậy, trường hợp nào sẽ thay đổi con dấu công ty, thủ tục thay đổi con dấu công ty thực hiện như thế nào?

Mời quý bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây để giải đáp những vấn đề về thủ tục thay đổi con dấu công ty.

Những vấn đề chung về thay đổi con dấu công ty

Cơ sở pháp lý

Hiện nay luật doanh nghiệp 2014 quy định rất rõ về nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp.

Theo nghị định 96/2015 quy định về con dấu thì doanh nghiệp được phép tự khắc dấu cho công ty mình thông qua một cơ sở khắc dấu được cấp phép.

Con dấu là vật không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức trong suốt quá trình hoạt động của công ty nhưng do sơ suất hoặc vì lý do khách quan nào đó dẫn đến việc doanh nghiệp bị thất lạc con dấu làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.

thủ tục đổi dấu công ty

Thủ tục đổi dấu công ty

Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thủ tục thay đổi con dấu công ty.

Để các thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, chúng tôi xin cung cấp dịch vụ hướng dẫn thủ tục đổi dấu công ty dựa trên những văn bản pháp lý sau.

Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc Hội;

Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ quy định về Đăng ký Doanh nghiệp;

Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về Đăng ký Doanh nghiệp;

Dấu công ty là gì?

Vẫn như thường lệ, trước khi đi vào những nội dung chính, chuyên sâu về thủ tục đổi dấu công ty, tư vấn luật sẽ giúp mọi người hiểu rõ định nghĩa dấu công ty là gì?

Chắc hẳn đối với mọi người con dấu không quá xa lạ. Bởi trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta sẽ phải tiếp xúc tương đối nhiều với con dấu. Thế nhưng khi được hỏi vậy con dấu là gì lại không phải ai cũng trả lời được.

Trong mục Giải thích từ ngữ của Nghị định 99/2016/NĐ-CP nêu rõ:

“Con dấu là một phương tiện đặc biệt được sử dụng để đóng trên các giấy tờ, văn bản, tài liệu của tổ chức, cơ quan… Con dấu có giá trị xác nhận, xác minh một vấn đề, điều khoản, quyền, nghĩa vụ giữa một tổ chức này với cá nhân hay tổ chức khác”

Các trường hợp phải thay đổi con dấu công ty

Con dấu công ty phải thể hiện được tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp (khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014). Theo đó, 05 trường hợp bắt buộc phải tiến hành thủ tục thay đổi con dấu công ty:

Thay đổi tên công ty

Thay đổi loại hình doanh nghiệp

Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp

Thay đổi hình thức, nội dung, số lượng con dấu theo điểm b khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP

Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.

Thủ tục đổi dấu công ty 1

Thủ tục đổi dấu công ty 1

Lưu ý: trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.

Hồ sơ thay đổi con dấu doanh nghiệp

Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi con dấu công ty vì lý do gì (mất, hỏng, đổi tên…) mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

Nếu sử dụng dịch vụ (tức uỷ quyền cho một đơn vị, tổ chức chuyên nghiệp thay mình thực hiện mọi công việc liên quan đến thay đổi mẫu con dấu) mọi người có thể bỏ qua mục này.

Còn trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện, cần nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin.

Thay đổi về mẫu con dấu có thể bao gồm những thay đổi về số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu.

Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì trước khi thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở gồm:

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Nội dung thông báo gồm:

Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu;

Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên); Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) và của các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh) về nội dung, hình thức và số lượng con dấu.

Khi thay đổi mẫu con dấu, doanh nghiệp cần lưu ý mẫu con dấu mới cần đảm bảo các điều kiện như đối với mẫu dấu trước khi thay đổi. Đó là việc thể hiện tên, mã số phù hợp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp có sử dụng thêm hình ảnh, ngôn ngữ trong nội dung hoặc làm hình thức con dấu thì hình ảnh, ngôn ngữ, ký hiệu không được là quốc kỳ, quốc huy, đảng kỳ của nước Việt Nam; hình ảnh, biểu tượng của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân; từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức của Việt Nam.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần cân nhắc về việc sử dụng hình ảnh, từ ngữ trong mẫu con dấu khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu công ty để tránh xâm phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ và xảy ra tranh chấp. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về nội dung mẫu con dấu.

Thủ tục thay đổi dấu công ty

thủ tục thay đổi con dấu công ty sẽ được thực hiện lần lượt qua các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ;

Bước 2: Tiến hành khắc lại dấu công ty mới;

Bước 3: Soạn thảo thông báo việc sử dấu mới công ty

Bước 4: Nộp thông báo về việc sử dụng dấu mới công tới cơ quan đăng ký là Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính;

Bước 5: Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi dấu công ty

Bước 6: Sở kế hoạch đầu tư sẽ tiến hành công bố thông tin thay đổi dấu công ty trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp

Thủ tục đổi dấu công ty 2

Thủ tục đổi dấu công ty 2

Lưu ý: Các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục đổi dấu công ty có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua các thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu, đây là điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết.

Hậu quả là bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 2.000.000 đến 3.000.000 VNĐ.

Nộp hồ sơ thay đổi dấu công ty:

Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền đăng ký và quản lý con dấu là Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an và Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (áp dụng đối với trường hợp dấu công ty đã được cấp trước ngày 1.7.2015) và Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (áp dụng với dâu công ty được cấp sau ngày 1.7.2015)

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hình thức nộp hồ sơ sau:

Nộp hồ sơ thay đổi con dấu trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Nộp hồ sơ thay đổi con dấu qua cổng thông tin điện tử https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ (trừ một số trường hợp đặc biệt)

Thời gian thay đổi dấu công ty:

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ phụ trách sẽ gửi lại giấy biên nhận hồ sơ đến doanh nghiệp. Nội dung giấy biên nhận nêu rõ thời gian nhận hồ sơ và lịch hẹn trả kết quả.

Trường hợp hồ sơ thay đổi con dấu không hợp lệ, cá bộ phụ trách có nhiệm vụ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ.

Về cơ bản thời gian thay đổi dấu công ty sẽ được chia thành (i) thời gian khắc dấu  mới công ty: 1-2 ngày làm việc (ii) thời gian công bố thông tin mẫu dấu mới là 3-5 ngày làm việc.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu

Tùy thuộc vào thời gian thành lập doanh nghiệp, khi tiến hành thủ tục thay đổi con dấu công ty cần lưu ý một số vần đề sau:

Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015

Sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an, hồ sơ trả mẫu dấu bao gồm:

Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Bản gốc Giấy chứng nhận mẫu dấu

Công văn đề nghị trả con dấu

Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiêp)

Chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ

Con dấu cũ

Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu

Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015

Có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.

Dịch vụ tư vấn, thực hiện thủ tục thay đổi dấu công ty của tư vấn luật

Trên cơ sở những tài liệu khách hàng cung cấp, các luật sư, chuyên viên pháp lý của tư vấn luật sẽ tiến hành xem xét, đưa ra ý kiến tư vấn cũng như đề xuất những thay đổi cần thiết để điều chỉnh hồ sơ, tài liệu, thủ tục thay đổi con dấu công ty phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam

thủ tục thay đổi con dấu công ty

Thủ tục thay đổi con dấu công ty

Tiến hành soạn thảo hồ sơ thay đổi dấu công ty

Liên hệ với cơ quan khắc dấu để tiến hành làm dấu mới

Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư

Điều chỉnh, sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (nếu có)

Nhận dấu mới và tiến hành thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia

Tư vấn các vấn đề khác liên quan (nếu có) sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu công ty.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất!

Hotline: 0347 362 775
Tư Vấn Online
Gọi: 0347 362 775